Heb jij ook altijd het gevoel dat je werk nooit af komt? Dat je de hele dag bezig bent met ad hoc klusjes en aan het eind van de dag geen idee hebt wat je nu eigenlijk gedaan hebt? Als dit af en toe gebeurt, hoeft dit niet direct tot problemen te leiden, maar het wordt een ander verhaal wanneer het structureel is.
Als je dagelijks naar huis gaat met het idee dat je werk niet af is en je nog zoveel te doen hebt, dan zorgt dit voor veel stress waardoor je moeilijk kunt ontspannen. Een ander gevolg is dat het problemen kan geven ten opzichte van collega’s omdat het werk wat je eigenlijk hoort te doen niet af is. Het kan zijn dat je hierdoor extra hard gaat werken, met als gevolg dat je oververmoeid raakt.
Het gevoel dat je geleefd wordt
Heb je regelmatig het gevoel dat je geleefd wordt, waardoor je niet aan de voor jou belangrijke zaken toekomt? Veel mensen komen in de huidige bedrijfscultuur niet aan hun eigen werkzaamheden toe. Er zijn constant brandjes die geblust moeten worden, telefoontjes die tussendoor komen en verzoekjes van het management die gelijk opgepakt moeten worden.
Bij veel werknemers leidt dit tot inefficiënt werken en stress. Als je je in een hectische werkomgeving bevindt, dan is het lastig om rust te vinden in jezelf. Je voelt je vaak opgejaagd door de chaos om je heen terwijl je probeert te multitasken, collega’s komen om de haverklap je kantoor binnenlopen en je wordt uit je concentratie gehaald door de telefoon die om de vijf minuten rinkelt. Uit onderzoek blijkt dat stoppen met multitasken je overbelasting en stress vermindert.
Misschien probeer je elke dag weer om alles in goede banen te leiden, maar op een gegeven moment gaat het licht uit. Je raakt oververmoeid en je concentratievermogen wordt minder. Juist omdat je veel dingen tegelijk probeert te doen, blijven de belangrijke taken liggen en ga je elke dag naar huis met het gevoel dat je werk niet af is.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Hoe krijg je je werk wel af? Drie tips
Wil je de regie terug krijgen over je werk en je leven? Ben je er zat van dat je continu achter de feiten aanloopt? Onderstaande tips helpen je om je werk wél af te krijgen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Als je weer grip wilt hebben op je werkdag, dan is het verstandig om van tevoren een goede planningte maken. Om een effectieve planning te kunnen maken is het allereerst belangrijk dat je in kaart brengt welke taken en werkzaamheden prioriteit hebben. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de Eat That Frog methode gebruiken. Op je werk word je vaak overvallen door onverwachte taken, met als gevolg dat je vooral aan het reageren bent en uit het oog verliest wat nu echt belangrijk is voor jou.
Een to-do lijst kan je hierbij helpen. Zet wat prioriteit heeft bovenaan jouw lijst en wat minder belangrijk is onderaan de lijst. Komen er ad hoc taken tussendoor? Plan deze dan ook in op basis van prioriteit.
Loop aan het einde van de dag jouw to-do lijst door. Wat moet er doorgeschoven worden naar de volgende dag? Zijn er nog kleine klusjes die je nog af kunt ronden, zoals het beantwoorden van e-mails of het plegen van een aantal telefoontjes? Maak alvast een to-do lijst voor de volgende dag en zet hier 3 tot 5 taken op die je af wilt ronden. Zo weet je direct wat jouw prioriteiten zijn en kun je makkelijker weerstand bieden tegen ad hoc zaken.
Stop met multitasken
Het is tegenwoordig algemeen bekend dat multitasken niet werkt. Met tien dingen tegelijk bezig zijn zorgt er alleen maar voor dat taken niet afgerond worden. Als je je op één taak tegelijk richt lukt het je veel beter om je te concentreren. Het geeft je ook veel meer plezier in je werk.
Ben je met tien dingen tegelijk bezig, dan gaat dit ten koste van je creativiteit en daarnaast levert het ook niet altijd het beste resultaat op. Juist door al je aandacht te geven aan één taak zorgt ervoor dat je in een flow terecht komt.
Sluit je af van anderen
Als je afgeleid wordt van een taak waar je aan werkt, dan duurt het minstens 20 minuten voordat je weer helemaal geconcentreerd verder kunt werken. Word jij om de 5 minuten gestoord door een collega, dan krijg je je werk natuurlijk nooit af.
Je kunt hier zelf heel gemakkelijk een stokje voor steken. Heb jij een taak waar je jouw opperste concentratie voor nodig hebt? Ga dan ergens zitten waar je collega’s je niet kunnen storen. Zet je telefoon uit en sluit ook je e-mailprogramma af. Werk een blok gefocust door en maak hierbij gebruik van de pomodoro techniek.
Je kunt er ook voor kiezen om een dag of dagdeel per week thuis te werken, zodat je zeker weet dat je niet gestoord wordt. Daarnaast hoef je niet in de file te staan, word je niet afgeleid bij het koffieapparaat en kunnen collega’s je niet lastig vallen. Zo bespaar je direct een hoop tijd. Een win-win situatie!
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.