Vraag jij je weleens af waarom je altijd dingen uitstelt? Veel mensen hebben hier last van. Maar wat is uitstelgedrag precies? Hoe ontstaat het en wat zijn de gevolgen? En hoe pak je uitstelgedrag op de werkvloer effectief aan? In dit blog lees je er alles over.
Wat is uitstelgedrag?
Als je taken die je zou moeten doen of zou willen doen uitstelt, dan wordt dit uitstelgedrag genoemd. Je weet dat, wanneer je deze taken of werkzaamheden niet oppakt, het tot problemen zou kunnen leiden. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan ongewenste moeilijkheden of meer stress.
Uitstelgedrag op de werkvloer uit zich bijvoorbeeld in het niet bellen van die ene collega, het niet beantwoorden van e-mail of het oppakken van die belangrijke taak steeds maar weer uitstellen, omdat je er zo tegenop ziet.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Wat zijn de oorzaken van uitstelgedrag?
Er kunnen verschillende oorzaken zijn van uitstelgedrag:
Angst
Als je je werk langdurig uitstelt, dan word je niet op je prestatie beoordeeld. Veel mensen die last hebben van uitstelgedrag doen dit, omdat ze het gevoel hebben dat de eigenwaarde gelijk staat aan hoe succesvol iemand presteert. Dit wordt ook wel perfectionisme genoemd. Door een taak niet uit te voeren bescherm je jezelf als het ware tegen mogelijk falen.
Zelfdiscipline
Om taken succesvol te kunnen afwerken heb je zelfdiscipline nodig. Ben jij iemand die snel wegdroomt, dan stel je taken als vanzelf uit. Het kan ook zijn dat je geen motivatie hebt om de taken uit te voeren of dat je je niet goed kan concentreren.
Een andere reden voor uitstelgedrag is dat je geen behoefte hebt om een taak uit te voeren, omdat je de taak als saai of niet relevant ziet.
Motivatie
Heb je geen motivatie om een bepaalde taak uit te voeren, dan duurt het langer voordat je aan de taak begint. Vermoeidheid kan ook impact hebben op de motivatie.
Afleiding
In een wereld vol afleiding, zoals whatsapp of social media, kan het verleidelijk zijn om uitstelgedrag te vertonen. Er zijn continu prikkels van buitenaf die maken dat je nergens aan toekomt. Multitasken lijkt leuk, maar het kost ontzettend veel energie en tijd.
Wat zijn de gevolgen van uitstelgedrag op de werkvloer?
Wanneer je bepaalde taken of werkzaamheden blijft uitstellen, dan kan dit op de lange termijn nare gevolgen hebben. Als je niet wil beginnen aan een bepaalde taak, dan kan dit zorgen voor stress. Deze stress zorgt er vervolgens voor dat je er niet aan begint. Je komt als het ware in een vicieuze cirkel terecht.
De stress die hiermee gepaard gaat, beïnvloedt je lichaam op een negatieve manier; je gaat piekeren, je slaapt er slechter door en het vergroot je faalangst.
Uitstelgedrag op de werkvloer aanpakken; 7 tips!
Ben jij er klaar voor om je uitstelgedrag op de werkvloer aan te pakken? Onderstaande tips helpen je op weg.
Werk met een to-do lijst
Wil jij een duidelijk overzicht hebben van de taken die je nog moet doen? Begin dan met het werken met een to-do lijst. Door te werken met een takenlijst kun je gemakkelijk taken en werkzaamheden afstrepen, wat zorgt voor overzicht en een tevreden en voldaan gevoel. Begin je dag met een taak die uitdagend voor je is, zodat je deze als eerste afgerond hebt.
Hou je to-do lijst wel realistisch, anders levert alleen nog maar meer stress op. Zorg er daarnaast voor dat je ook voldoende pauzes inlast.
Deel je taak op in kleine stappen
Als je een grote taak moet beginnen, dan kan dit soms overweldigend aanvoelen. Dit heeft als gevolg dat je uitstelgedrag gaat vertonen. Het werkt als het ware verlammend. In dit geval kun je de grote taak het beste opdelen in kleine taken en deze ook op deze manier op je to-do lijst noteren.
Gebruik de Pomodoro techniek
De Pomodoro techniek is ideaal als je geconcentreerd aan een taak wilt werken. Maak een lijst met taken waar je ten minste 25 minuten mee bezig bent. Dit is dus ook ideaal als je een grote taak opdeelt in kleinere taken. Vervolgens denk je na over een vorm van ontspanning die je in 5 minuten uit kunt voeren. Zet een timer en begin aan je eerste taak van de dag en werk hier 25 minuten geconcentreerd aan, zonder je af te laten leiden. Na 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten. Vervolgens begin je opnieuw met 25 minuten geconcentreerd werken, opgevolgd door 5 minuten pauze.
Heb je de Pomodoro techniek 4 keer herhaald? Dan neem je een pauze van 25 minuten. Herhaal de techniek net zolang totdat je takenlijst is afgewerkt of je werktijd erop zit. De Pomodoro techniek helpt je om geconcentreerd te blijven, maar herinnert je er ook aan dat je tussendoor pauze neemt. Dit helpt je brein om informatie op te kunnen nemen en te kunnen filteren.
Eat that frog: lastige taken eerst
De Eat That Frog methode helpt om uitstelgedrag te voorkomen. Wat je doet, is de dag beginnen met de lastigste en meest complexe taak. Door meteen te beginnen met je grootste uitdaging, vermijd je het overdenken en rationaliseren van uitstel. Dit maakt het minder waarschijnlijk dat je jezelf in de verleiding brengt om de taak te verschuiven naar een later tijdstip.
Zorg voor zo min mogelijk afleiding
Er is niets vervelender dan afleiding als je geconcentreerd wilt werken. Deze afleiding kan van buitenaf komen, maar je kunt er ook zelf voor zorgen. Als jij om de 5 minuten jouw Instagram account checkt, dan is het logisch dat je nooit geconcentreerd aan een taak kunt werken. Aan de andere kant kan een lawaaierige omgeving er ook voor zorgen dat je niet geconcentreerd kunt werken.
Om uitstelgedrag te voorkomen is het dus belangrijk dat je zorgt voor zo min mogelijk afleiding. Leg je telefoon zo ver mogelijk bij je uit de buurt en zet notificaties uit. Blokker bepaalde websites op je computer als je niet de discipline hebt om hier weg te blijven, terwijl je aan het werk bent. Heb je last van een lawaaierige omgeving? Ga dan in een rustige ruimte zitten of maak gebruik van een noise canceling hoofdtelefoon.
Maak gebruik van hulpmiddelen
Kijk welk hulpmiddel er bij je past om je dag goed te organiseren. Is het een fysiek notitieblok of is het een Microsoft Planner. Het gaat erom dat je een keuze maakt waarbij je jou fijn voelt waarmee je dit lang kunt gaan volhouden.
Timemanagement
Zorg dat je de juiste tijd aan de juiste taken besteed om te voorkomen dat je tijd verprutst en in een vicieuze cirkel terechtkomt waarin je niks echt af krijgt. Organiseer je werkdag door middel van goed je tijd te organiseren in de vaardigheid timemanagement. Je kunt je tijd namelijk maar één keer besteden.
Kortom
Uitstelgedrag kan meerdere oorzaken hebben. Van perfectionisme tot een onpraktische tijdsplanning. Wat de reden ook is, uitstelgedrag is nooit helpend. Door een concrete planning te maken en je persoonlijke vraagstukken aan te pakken voorkom je uitstelgedrag.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.