Wordt jouw dag ook continu gevuld met allerlei dingen die tussendoor komen? Vraag jij je af waarom je überhaupt nog een planning maakt? Dan kan het zijn dat jij veel te maken hebt met ad-hoc-werkzaamheden.
Wat zijn ad-hoc-werkzaamheden precies? Hoe kun je hier het beste mee omgaan? En kun je jezelf voorbereiden op ad-hoc-werkzaamheden? Je leest het in dit blog.
Wat zijn ad hoc werkzaamheden?
Elke dag weer maak je een to-do lijst. Je begint met de belangrijkste taak voor de dag. Net als je er lekker in zit krijg je een mailtje van je collega; of je even iets uit kan zoeken, zodat ze verder kan met haar werk. Vijf minuten later komt je baas je kantoor binnenlopen, of je even iets met hem door kan lopen voor de vergadering van vanmiddag. Voordat je het weet is het lunchtijd en heb je nog niets aan je eigen werk kunnen doen. Je bent voornamelijk bezig met ad-hoc-werkzaamheden.
Adhoc werkzaamheden zijn taken waarvan je van tevoren niet wist dat je ze uit moest voeren, ze komen tussendoor. Je hebt er in je planning dus geen rekening mee kunnen houden. Vaak is het ook nog eens zo dat ad-hoc-werkzaamheden per direct of binnen een korte periode opgepakt moeten worden. Daar gaat je planning!
Interne en externe omgeving
Adhoc klussen kunnen komen uit je externe omgeving (iemand die jou vraagt iets te doen) of vanuit interne factoren (je herinnert je ineens dat je een afspraak hebt op de school van je dochter).
Ad hoc werk hoeft niet negatief te zijn. Als je veel ad-hoc-werkzaamheden uitvoert, betekent dit vaak dat je snel op anderen reageert en dit wordt altijd gewaardeerd. Het wordt alleen een punt als je niet toekomt aan het werk dat je eigenlijk zou moeten doen. Maar hoe krijg je nu jouw eigen werk gedaan, zonder dat je constant ‘nee’ moet zeggen tegen je collega’s? Onderstaande tips kunnen je wellicht op weg helpen.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Stel prioriteiten
Krijg je een taak toegewezen? En duurt deze taak langer dan een paar minuten om uit te voeren? Bepaal dan eerst of deze taak een prioriteit heeft. Als het een belangrijke en urgente taak is, probeer er dan op korte termijn tijd voor te maken.
Is het niet belangrijk en ook niet urgent? Dan zet je de taak onderaan je to-do lijst, of beter nog, je laat de taak door iemand anders uitvoeren (als dit tot de mogelijkheden behoort).
Hoe snel moet de taak afgehandeld worden?
Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de taak direct af te handelen, maar het is slimmer om allereerst te bepalen hoe urgent de taak eigenlijk is. Moet het binnen vijf minuten afgehandeld zijn? Of is het ook goed als je het voor de lunch afrondt? Uiteraard is dit geheel afhankelijk van de taak en de situatie.
Voordat je je op de ad hoc taak stort, is het dus verstandig dat je even een stap terugneemt en voor jezelf bepaalt binnen hoeveel tijd de taak afgerond moet zijn. Wellicht is het mogelijk om de taak aan het einde van de dag op te pakken; je hebt dan nog de hele dag de tijd voor je eigen werk en kun je met een fris hoofd aan de ad hoc taak beginnen.
Hou rekening met ad hoc werkzaamheden in je planning
De enige reden waarom ad-hoc-werkzaamheden zo vervelend zijn, is omdat je er eigenlijk nooit tijd voor hebt. De meeste mensen plannen hun dag helemaal vol, zodat er geen ruimte overblijft voor klusjes tussendoor.
Maar wat als je nu eens rekening zou houden met ad-hoc-werkzaamheden in je planning? Plan je agenda dus niet helemaal vol, maar hou ruimte voor onverwachte zaken. Dit geeft je ook direct meer rust.
Houd de tijd bij
Hebben jij en collega’s in kaart hoeveel tijd jullie bezig zijn met bepaalde werkzaamheden? Als je dit duidelijk in kaart brengt, dan wordt er veel duidelijk en kunnen jullie eventueel werkwijzen aanpassen of verbeteren.
Alleen beschikbaar op bepaalde tijden
Natuurlijk wil je graag je collega’s helpen, maar het is ook belangrijk dat je eigen werk afkomt. Het is dan fijn als je niet gestoord wordt. Je kunt heel gemakkelijk je eigen tijd afbakenen door aan te geven dat je tussen bepaalde uren, of vanaf een bepaald moment, niet gestoord wilt worden. Je kunt dan geconcentreerd werken aan je eigen (belangrijke) werkzaamheden, zonder dat er ad hoc klussen tussendoor komen.
Delegeren
Krijg je een ad hoc taak toegewezen die vandaag afgerond moet worden, maar ben jij net bezig met een belangrijk project en heb je er écht geen tijd voor? Kijk dan of de taak gedelegeerd kan worden. Het is heel belangrijk dat je realistisch blijft; als het niet lukt, dan lukt het niet.
Help elkaar
Als jij en je collega’s dezelfde werkzaamheden hebben, wissel het uitvoeren van ad-hoc-werkzaamheden dan met elkaar af. Zo kan de één lekker doorwerken, terwijl de ander de ad hoc klussen oppakt. Als je collega het te druk krijgt, kun je altijd nog bijspringen. Zijn er teveel ad hoc klussen en raken jullie het overzicht kwijt? Maak dan een Excel lijst aan. Zo kan alles netjes georganiseerd en gestructureerd worden.
Kortom
Als je dagen gevuld zijn met ad hoc werk kost dit veel energie. Je bent de hele dag brandjes aan het blussen, maar in de kern krijg je jouw werk niet af. Het helpt om tijd in te plannen voor ad hoc werkzaamheden zodat je ze in 1 x weg kunt werken. Daarbij vraagt het van jou dat je grenzen bepaalt in je werk. Wat heeft prioriteit en wat niet? Welk type werk draagt wezenlijk bij aan wat je doet en wat niet.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.