Wat is Multitasken?

Met meerdere dingen tegelijk bezig zijn noemen we multitasken. De definitie zit ook al verwerkt in het eerste gedeelte, namelijk “Multi”. Oftewel, je bent bezig om meerdere dingen naast elkaar proberen af te ronden om tijdwinst te boeken. In veel gevallen denk je achteraf, had ik deze taak maar meer aandacht gegeven in het kader van de opgeleverde kwaliteit in bijvoorbeeld de code die je geschreven hebt of een mail die je naar de klant toe hebt gestuurd. Het is ook niet gek, ik val zelf regelmatig nog in de valkuil om te denken dat meerdere taken tegelijk efficiënter zou zijn. Op deze manier ga jij je planning niet halen.

Waarom stoppen met Multitasken?

Gloria Mark heeft onderzoek gedaan naar de effecten van schakelen in je werk, wat je met multitasken doet. Het blijkt dat constant schakelen tussen taken voor meer overbelasting en stress zorgt in je werk.

Dit betekent dat als je meer rust en voldoening wil op een dag, waardoor je minder fouten zult maken en daarmee je persoonlijke kwaliteit verhoogd, je moet stoppen met multitasken.

Daarnaast krijg je door middel van meer focus ook meer gedaan op een dag. Dat wil jij toch ook?

6 tips om te stoppen met Multitasken

Stel realistische doelen

Start met het maken van realistische doelen. Ga klein beginnen in doelen die je gemakkelijk kunt behalen en breid dit keer voor keer uit naar hetgeen wat je realistisch gezien aankunt.

Prioriteiten stellen

Stel vervolgens de juiste prioriteiten. Dit doe je door jezelf af te vragen wat het meeste waarde heeft wat je op dit moment af wilt hebben. Hiervoor kun je ook gebruik maken van de Eat that frog methode waarmee je de eerste taak als eerste op een dag oppakt.

Creëer focus

Sluit jezelf op in een omgeving waarin je niet gestoord wordt en jezelf maximaal kunt focussen. Plan hiervoor twee blokken op een dag in waar je de belangrijkste taken uitvoert. Geef in je agenda ook aan dat je een focusblok hebt en geef een seintje aan de belangrijkste collega’s die je mogelijk kunnen storen. Vraag of je collega’s nog iets van je nodig hebben, aangezien je een focusblok ingaat. Dit helpt je al aan de voorkant de verwachtingen te managen door je eigen grens hierin aan te geven in plaats van dat je iedereen tevreden wilt stellen en dus jezelf niet.

Zet je notificaties uit

Zet al je notificaties uit die je alleen maar kunnen afleiden. Denk hierbij aan je Microsoft Outlook of je Teams of ook je telefoon. Spreek met je collega’s af hoe ze jouw kunnen bereiken mits het dringend is. Evalueer nadat je gestoord wordt of deze situaties ook echt dringend zijn voor jou, of dat ze prima even kunnen wachten.

Werk met een papieren to-do lijst

Ondanks je taken in bijvoorbeeld je outlook of een digitale to-do lijst adviseer ik je om elke dag gebruik te maken van een papieren to-do lijst. Op deze manier ben je bewust bezig met de prioriteiten die je vandaag wilt afronden.

Maak gebruik van hulpmiddelen

Of het nu gaat om een Miro bord, Microsoft OneNote of een time-tracking tool, het gaat erom dat je iets bij je zoekt wat bij je past op dit moment. Kijk en ervaar zelf wat je voorkeur is qua hulpmiddel zodat, je persoonlijke effectiviteit verhoogd wordt.

Kortom

We zijn in onze coping mechanismes vaak gewend om snel dingen te willen afronden en het liefst zoveel mogelijk. Zeker als er nog druk vanuit je leidinggevende komt. Uiteindelijk blijkt het multitasken minder effectief dan dat we denken. Focus is grotendeels de oplossing in tegenhang van multitasken op het werk. Dit wil niet zeggen dat je nooit meer wat kleinere simpele taken naast elkaar kunt doen, alleen wil je echt het gevoel krijgen dat je je werk afgerond hebt, stop dan met multitasken en ga jezelf verdiepen in het organiseren van je tijd door middel van timemanagement.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.