Meer rust en overzicht in je planning met de prioriteitenmatrix

Schiet jij regelmatig in de stress, omdat je zoveel dingen te doen hebt en alle dingen even belangrijk lijken? Ben je de hele dag hard aan het werk, om er op het einde van de dag achter te komen dat je die ene belangrijke taak wéér niet afgerond hebt? Dan kan het verstandig zijn om prioriteiten te gaan stellen.

Hoe je dat doet, lees je in dit blog.

Prioriteiten stellen; wat betekent dat?

Het stellen van prioriteiten betekent dat je bewust bepaalt wat belangrijk is en dat als eerste gaat doen. Je kunt niet alles tegelijk doen, daarom is het belangrijk om keuzes te maken; wat is het belangrijkste dat gedaan moet worden? Dat is prioriteiten stellen. Je kijkt naar wat je allemaal wilt doen (en wat je niet wilt doen) en in welke volgorde je dit wilt doen.

Om bewust te kunnen bepalen wat belangrijk is, moet je natuurlijk wel weten welke taken belangrijk voor je zijn. Maar hoe bepaal je dat?

Een belangrijke taak is een taak die bijdraagt aan een doel dat je wilt behalen. Het bepalen van doelen is dus een belangrijke eerste stap bij prioriteiten stellen. Als je weet wat je wilt bereiken, dan geef je de taken die jou helpen daar te komen voorrang.

Doelen stellen helpt bij prioriteren

Om slim prioriteiten te kunnen stellen moet je eerst bewust bepalen wat je doelen zijn. Wat wil je deze maand (of over een jaar) bereiken? Begin met deze doelen op papier te zetten. Zo heb je een overzicht van wat je wilt bereiken en wat je ervoor moet doen om dit te bereiken. Kijk vervolgens of je deze doelen SMART kunt maken.

1. Specifiek zijn
2. Meetbaar maken
3. Acceptabel voor jezelf en anderen
4. Realistisch uitvoeren
5. Tijdgebonden maken

Gebruik de prioriteitenmatrix

Een handig hulpmiddel om slim prioriteiten te stellen is de prioriteitenmatrix. Deze matrix wordt ook wel de Eisenhower matrix genoemd en komt uit het boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen Covey. Bij de prioriteitenmatrix verdeel je taken over de matrix door te bepalen of ze belangrijk en/of urgent zijn.

Iets is urgent als het direct opgepakt moet worden. Je kunt niet afmaken waar je mee bezig bent, het is een taak die binnen nu en 30 minuten afgerond moet zijn. Gebeurt dit niet, dan kom jij, of het bedrijf, in de problemen. Als het een half uurtje kan blijven liggen zonder dat de wereld vergaat, dan is het niet urgent.
Een taak is belangrijk wanneer het iets is dat je uit moet voeren uit hoofde van jouw functie. Het zijn taken die je niet wilt vergeten.

De prioriteitenmatrix bestaat uit vier kwadranten; wat houden deze vier kwadranten in?

Kwadrant 1 | Urgent én belangrijk

Taken die direct opgepakt moeten worden (dus urgent zijn), komen in het eerste kwadrant te staan. Het zijn taken die voorrang hebben op andere taken die gedaan moeten worden en moeten als eerste opgepakt worden.

Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan een klacht van een grote afnemer, een last-minute afmelding van een spreker op jullie seminar of een DNS probleem met jullie webshop. De taken die in het eerste kwadrant staan moeten zo snel mogelijk uitgevoerd worden, ze hebben de hoogste prioriteit.

Kwadrant 2 | Belangrijk, maar niet urgent

In het tweede kwadrant worden klussen geplaatst die wel belangrijk zijn, maar niet direct opgepakt hoeven te worden. Het zijn belangrijke taken die jij uit moet voeren en niet mag vergeten. Het zijn over het algemeen taken die bij je functieomschrijving horen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan het opvragen van een offerte, het uitbetalen van salarissen of het ontwerpen van een folder. Door de 80/20 regel toe te passen ontdek jij welke taken de meeste impact maken als jij deze oppakt.

Kwadrant 3 | Urgent, maar niet belangrijk

In het derde kwadrant komen taken te staan die niet zwaar wegen, maar wel binnen een bepaalde tijd afgerond moeten zijn. Dit zijn taken die prima gedelegeerd kunnen worden. Je kunt in dit geval bijvoorbeeld denken aan het bijhouden van social media, het herinrichten van je website of het vooruit plannen van vergaderingen.

Kwadrant 4 | Niet urgent én niet belangrijk

Is een klus niet noodzakelijk en heeft het ook geen tijdsdruk? Dan kun je je afvragen of deze taak überhaupt uitgevoerd dient te worden. Deze taken kosten veel van je energie, maar leveren eigenlijk niets op, zoals bijvoorbeeld de wekelijkse meeting waarin geen knopen doorgehakt worden of het lezen van nieuwsbrieven die helemaal niet interessant zijn.

Voorkom teveel urgente taken

Als je hele dag uit urgente taken bestaat, dan ben je alleen maar bezig met taken die NU jouw aandacht nodig hebben. Je hebt dan helemaal geen tijd meer om aandacht te geven aan andere taken die ook belangrijk zijn (misschien nog wel belangrijker), maar niet urgent zijn.

Het is daarom waardevol om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk urgente taken hebt staan op je planning. Zo hou je ook tijd over voor de belangrijke taken die toch echt moeten gebeuren. Is het misschien mogelijk om eerder aan taken te beginnen zodat ze niet urgent worden? Of kun je bepaalde taken delegeren? Wees daarnaast kritisch op hoe urgent de taak echt is; moet het echt nu gebeuren of kan het ook op een ander tijdstip?

Je planning maken met prioriteiten

In dit blog heb je kunnen lezen dat je prioriteiten stelt door te bepalen welke taken belangrijk zijn en dat je deze taken zoveel mogelijk voorrang geeft. Als je weet welke taken belangrijk voor je zijn, en bijdragen aan het behalen van je doelen, kun je een dagplanning en een to-do list gaan maken. De taken die je het meest helpen om je doelen te bereiken geef je voorrang bij de start van je dag. Goede prioriteiten helpen je om goed te plannen en je werkplezier te vergroten.