De Planning Fallacy: Waarom we ons altijd vergissen in tijd

Wat is de planning fallacy?

Het klinkt je vast bekend in de oren: je plant om dat project echt deze keer binnen twee dagen af te ronden, en toch… beland je drie dagen later nog steeds in je joggingbroek achter je laptop, met een halve to-do lijst en een schuldgevoel. Dat is geen toeval. Dat is de planning fallacy in actie, een psychologisch fenomeen waarbij we structureel onderschatten hoeveel tijd een taak ons daadwerkelijk kost, zelfs als we al ervaring hebben met vergelijkbare taken.

De term werd in 1977 geïntroduceerd door Daniel Kahneman en Amos Tversky, twee invloedrijke psychologen die baanbrekend werk deden op het gebied van cognitieve biases. En hoewel dit bijna vijftig jaar geleden is, blijven we er met z’n allen elke dag opnieuw intrappen.

Hoe ontstaat de planning fallacy?

De planning fallacy ontstaat uit een combinatie van overoptimisme, zelfoverschatting en het negeren van negatieve ervaringen uit het verleden. We kijken te veel naar wat we hopen dat er gebeurt, in plaats van wat er waarschijnlijk gaat gebeuren.

Neem een simpel voorbeeld: je wil je administratie bijwerken. In je hoofd zie je jezelf geconcentreerd en efficiënt werken, zonder onderbrekingen. Je vergeet echter hoe vaak je afgeleid raakt door mailtjes, je telefoon, of gewoon je eigen gedachten. Je hebt het al tien keer eerder meegemaakt, maar tóch trap je erin.

Dit noemen we ook wel het “inside view” denken: we kijken alleen naar de taak op zichzelf en vergeten vergelijkbare situaties uit het verleden mee te nemen in onze inschatting. Het tegenovergestelde, de “outside view”, waarbij we wél naar eerdere ervaringen kijken, blijkt juist veel betrouwbaarder. Maar ons brein kiest liever de kortste weg, en die is vaak te optimistisch.

Waarom trappen we er elke keer opnieuw in?

Je zou denken dat we leren van onze fouten. Helaas werkt het brein anders. Kahneman legt in zijn boek Thinking, Fast and Slow uit dat mensen geneigd zijn om succes te overschatten en risico’s te onderschatten. Dit is deels evolutionair: een optimistisch brein motiveert actie. Maar in een moderne wereld waarin deadlines, planningen en efficiëntie belangrijk zijn, werkt dat optimisme vaak tegen ons.

Bovendien speelt sociale druk ook een rol. In veel werkomgevingen wordt snelheid beloond en wordt traagheid gezien als incompetentie. Dus houden we onze schattingen bewust of onbewust optimistisch want, niemand wil de persoon zijn die zegt: “Dit gaat waarschijnlijk twee keer zo lang duren als je denkt.” Zelfs als dat precies is wat er gaat gebeuren.

De gevolgen van de planning fallacy

De impact van de planning fallacy reikt verder dan alleen een paar gemiste deadlines. Het kan leiden tot stress, burn-out, mislukte projecten en verslechterde relaties, zowel professioneel als privé.

In de bouwsector bijvoorbeeld, is de planning fallacy een bekende vijand. Grote projecten zoals de Berlijnse luchthaven of de Noord/Zuidlijn in Amsterdam hebben jarenlang vertraging opgelopen en miljarden meer gekost dan begroot, allemaal mede dankzij structureel optimistische planningen.

Maar het geldt net zo goed voor jouw persoonlijke doelen: afstuderen, afvallen, een boek schrijven of een cursus afronden. De planning fallacy maakt het je telkens lastig om realistische stappen te zetten, waardoor het einddoel steeds verder weg lijkt.

Hoe kun je de planning fallacy verslaan?

Natuurlijk ben je niet machteloos. Er zijn manieren om je minder te laten misleiden door je eigen brein. De eerste en misschien wel belangrijkste stap is bewustwording. Alleen al het feit dat je nu weet wat de planning fallacy is, geeft je een voorsprong.

Daarnaast helpt het om gebruik te maken van de outside view die ik eerder noemde. Kijk terug naar vergelijkbare taken die je hebt gedaan. Hoe lang duurden die écht? Houd een logboek bij van je tijdsbesteding. De cijfers liegen niet.

Een andere effectieve methode is bufferplanning: plan standaard 30 tot 50% extra tijd in bovenop je eerste inschatting. Dit voelt overdreven, maar het is verrassend accuraat. Grote techbedrijven als Google gebruiken dit principe bij hun softwareontwikkeling (bekend als agile planning) om realistischere sprints en deadlines te halen.

Tot slot: vraag anderen om feedback. Laat een collega of vriend meekijken met je planning. Anderen hebben vaak een realistischer beeld van jouw werkwijze dan jijzelf.

Mijn eigen strijd met de planning fallacy

Laat me even eerlijk zijn: ik schrijf deze blog nu op dag drie, terwijl ik dacht dat ik het in de eerste dag zou doen. Ironisch, nietwaar? En dat terwijl ik wéét wat de planning fallacy is. Maar weten is nog geen doen.

Toch merk ik dat het helpt om mezelf ruimte te gunnen. Niet elke taak hoeft in recordtijd af. Sterker nog: goede dingen kosten tijd. En hoe meer ik accepteer dat ik geen robot ben, hoe beter mijn planning uiteindelijk klopt.

Het helpt ook om bewust te plannen met afleiding. Een koffiepauze, een belletje, een plotselinge ingeving die je tóch even wil opschrijven. Die dingen zijn geen uitzondering, maar de regel. Dus moet mijn planning daar rekening mee houden.

Conclusie: slimmer plannen begint bij jezelf

De planning fallacy is hardnekkig, maar niet onoverwinnelijk. Door eerlijker te kijken naar je eigen gedrag, gebruik te maken van ervaringen uit het verleden, en tijd in te bouwen voor het onverwachte, kun je jezelf beter wapenen tegen dit psychologische mechanisme.

Je hoeft niet perfect te plannen. Maar je kunt wel leren om realistischer te plannen. En dat scheelt niet alleen tijd, maar ook frustratie, stress en uitstelgedrag.

Dus de volgende keer dat je denkt: “Dat doe ik wel even,” stop dan heel even. Denk aan deze blog. Denk aan de planning fallacy. En plan dan pas verder.. En jij? Jij doet het al hartstikke goed.