Welke hulpmiddelen helpen bij het organiseren van je tijd?

Je hoeft niet alles opnieuw uit te vinden. Maak daarom slim gebruik van de hulpmiddelen die er al zijn zodat, je effectief omgaat met je tijd. Het maakt niet uit welke middelen je uiteindelijk voor jezelf kiest, zolang je dit langer kunt blijven toepassen waarmee je tijd bespaart. Fysieke-, digitale hulpmiddelen, technieken en methodes is waar ik je in dit blog in meeneem.

Waarom hulpmiddelen om je tijd te organiseren

Tegenwoordig zijn hulpmiddelen niet meer weg te denken. Vroeger in de prairie hadden ze geen to-do lijst nodig, alhoewel dat niet verkeerd zou zijn. Zonder gekheid, in deze wereld van aandacht, arbeidskrapte en druk die er staat op het presteren zijn hulpmiddelen een ideale uitkomst om je werk slim te organiseren. En als je eenmaal gewend bent aan een van de hulpmiddelen, is het lastig om er afscheid van te nemen. Hoogstens iets nieuws of erbij te proberen. Je bent namelijk gewend aan de tijd en rust die het oplevert.

Welke hulpmiddelen zijn er

Allereerst ga ik je een aantal fysieke hulpmiddelen aanreiken, daarna sta ik stil bij de digitale tools die er beschikbaar zijn om tot slot een aantal technieken en methodes toe te lichten om zo jezelf goed te organiseren.

To-Do lijst

Hierin schrijf je alle taken op die er zijn. Heel functioneel een lijst die bestaat uit twee vakken, de omschrijving van de taak plus het vakje voor het afvinken van de taak.

Dagplanner

In een goede dagplanning kun je gebruik maken van een dagplanner. Iets uitgebreider dan enkel een to-do lijst, maar specifiek om een dag te kunnen plannen waarbij je de belangrijkste taak als eerste kunt beschrijven.

Weekplanner

Naast een dagplanner kun je ook gebruik maken van een weekplanner. Hiermee kun je iets meer uitzoomen om overzicht te bewaren van je week. Hiermee kun je beter inspelen op de taken die bijvoorbeeld over twee of drie dagen moeten gebeuren als voorbereiding.

Maandplanner

Je raadt het al, naast de dagplanner en weekplanner heb je ook een maandplanner. Dit is voornamelijk handig als je met maandelijkse doelen of deadlines werkt of dat juist de taken wat groter zijn om op te volgen. Naast de maandplanner voor jezelf te gebruiken zie ik dit hulpmiddel ook vaak in teams gebruikt worden waarin je meer samenwerkt.

Notitieblok

Iets minder effectief, maar soms ook goed om je gedachten en meeting notes op te schrijven is een notitieblok. Het nadeel hiervan is dat je deze informatie waarschijnlijk nog een keer moet opschrijven om je taken daadwerkelijk te gaan plannen. Dit is meer vrijblijvender dan bijvoorbeeld een dagplanner.

Brownpaper

Wat in de consultancy branche vaak gebruikt wordt, is een brownpaper. Dit is letterlijk een bruin vel vanuit een rol geknipt om zo per fase je taken visueel weer te geven. Hierin kun je taken met een post-it prioriteren of de meeste waarde. Brownpapers worden ook vaak gebruikt in het Agile werken of in Scrum.

Doelenplanner

In dit hulpmiddel wordt er voornamelijk met doelen gewerkt waarbij tijd een hulpmiddel is om je doelen te behalen. In de meeste weekplanners zie je de doelen als kolom erbij vermeld staan, omdat het juist om de doelen gaat die je wil bereiken in de week waarvoor je een aantal taken moet afronden.

Energieplanner

Kom je net uit een burn-out of zit je niet helemaal lekker in je vel qua energie, dan kun je jouw energie gaan plannen. Je hebt hiervoor speciale energieplanners of anders kun je een algemene dagplanner hiervoor gebruiken. Je kunt maar één keer je energie uitgeven.

Digitale hulpmiddelen die je helpen om je tijd effectief te organiseren

Outlook

Het voordeel van je agenda is dat je de taken daadwerkelijk kunt gaan inplannen in je tijd in een systeem waarin ook je e-mail zit. Dit betekent dat je alles op één plek hebt. Je kunt in je outlook ook je focusblokken inplannen en daar al je taken noteren die je op dat moment wilt gaan afronden.

Trello

Het is een soort Scrumbord of Kanbanbord. Oftewel, een aantal kolommen waarin je de taken kunt aanmaken, kleuren kunt geven om onderscheid te maken en vanuit daar de taken naar rechts te kunnen slepen. Meestal gebruik je de kolommen “To Do” om al je taken in volgorde weer te geven waarbij de belangrijkste bovenaan staat, “In Progress” voor de taken waar je op dat moment mee bezig bent. Let op, hou deze kolom zo klein mogelijk voordat je gaat multitasken, wat niet altijd heel effectief is. Aanraken is afmaken zou ik zeggen. En de laatste kolom is “Done” waarin je de taken kunt slepen die af zijn.

Microsoft Planner

Dit is een vergelijkbare flow die je net als met Trello kunt opzetten, alleen is Microsoft Planner, de naam zegt het al, van Microsoft. Hieronder heb ik een voorbeeld van de kolommen zoals beschreven bij Trello alleen dan één extra, namelijk die van volgende week. Op deze manier plan ik mijn taken, in dit voorbeeld de blogs, voor deze en volgende week in. Dit geeft mij enorm veel focus en rust.

Je ziet bovenin de term “Sprint” staan. Dit is een term die gebruikt wordt in Scrum waarbij je met een bepaalde focus resultaat wil bereiken in een team of alleen. In mijn ervaring als “Scrum Master” werk en begeleid ik hier veel bedrijven in. Ik heb zelfs een Scrumbord tijdens mijn afstudeerscriptie gebruikt om zo van een middenmoot naar de eerste die uit de klas is afgestudeerd. Oftewel, met deze focus geeft je dit een enorm voordeel in de persoonlijke effectiviteit in mijn geval.

Microsoft To-Do

Dit hulpmiddel is meer gericht op de taken, dus echt een takenlijst die je met datums verder kunt gaan inplannen. Ik merk dat ik snel het overzicht verlies in de groot aantal taken opgesomd, maar dat is echt uitproberen en kijken waar je voorkeur ligt.

Zo zijn er nog vast wel meer te vinden online als je de bovenstaande termen gaat zoeken. Buiten dat zijn er ook een aantal time tracking hulpmiddelen die je inzicht geven in je productiviteit waaruit je kunt leren

Rescue Time, Toggle, Harvest en Everhour zijn voorbeelden van time tracking tools die je inzicht geven in je bestede tijd op een dag. Op deze manier kun je leren van je bestede uren en deze gaan optimaliseren.

Miro

Een tool die je helpt alles visueel te maken in één overzicht. Hierin kun je gebruik maken van alle templates die er beschikbaar zijn zoals een aantal technieken hieronder beschreven. In de gratis variant kun je er ook nog eens drie Miro borden gebruiken. Wil je het professioneel gebruiken met meerdere collega’s, dan kun je hier een abonnement voor afsluiten. Ik zal in dit blog ook de templates weergeven bij het hulpmiddel om je zo zoektijd te voorkomen.

Microsoft OneNote

Een digitaal hulpmiddel die niet in het rijtje te missen is Microsoft OneNote. Hierin kun je al je notities gestructureerd opslaan met een app die je op je telefoon verbind. Heb je ideeën? Sla ze direct op. Wil je informatie zoeken? Je hebt direct de informatie tot je beschikking.

9 Technieken en methodes als hulpmiddel

Naast de fysieke en digitale hulpmiddelen, kun je ook gebruik maken van technieken en methodes. Je kunt bijvoorbeeld de techniek “Eat that Frog” zelfs combineren met een To-Do lijst.

Eat that frog

Eerst de meest belangrijke taak, genaamd de kikker, doorslikken zodat je met een voldaan gevoel de rest van de dag doorgaat, aldus Brian Tracy.

Pomodoro techniek

Focusblokken van 25 minuten om maximale focus te creëren voor de taak waar je mee bezig bent, aldus Francesco Cirillo. Pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat, vandaar zijn de wekkers in de vorm van een tomaat te koop op het internet.

5S Methode

In deze 5 stappen, die uit de Lean Manufacturing komen, zijn gericht op het verminderen van verspilling. Dit draagt ook bij aan een clean desk policy. Hierbij een template voor in Miro.

• Scheiden;
  • Check of je de spullen op je bureau dagelijks nodig hebt en zo niet, gooi ze dan weg;
• Schikken;
  • Deel je bureau opnieuw in met de spullen die je dagelijks gebruikt. Doe dit wel dat ze uit je zicht liggen om afleiding te voorkomen;
• Schoonmaken;
  • Je controleert of alle spullen nog werken. Kapotte delen gooi je weg en vervang je voor nieuwe onderdelen;
• Standaardiseren;
  • Je zorgt er hier voor dat alles op een logische plek ligt waarbij je niet meer na hoeft te denken om dit te pakken;
• Standhouden;
  • Maak een visual die je ophangt in de ruimte met het voorbeeld van je bureau indeling om voor iedereen hier attent op te maken en ze gedurende de tijd verstrijkt hierop te kunnen attenderen. Daarnaast is het bij het onboarden ook vrij helder als er een visueel voorbeeld aanwezig is.

Timeboxing

Dit is net zoals de Pomodoro methode een techniek waarbij je perfectionistisch- en uitstelgedrag verminderd door kleine afgebakende tijden te kiezen om een taak in te plannen. Liever beginnen en het te gaan doen dan de perfecte oplossing te verzinnen die snel al anders kan worden door het lerende effect gedurende de tijd. Denk eerder aan een half uur in plaats van een maand. Of in een sprint van een week wat voor een team goed te managen is.  

MoSCoW methode

In de software wereld wordt vaker gebruik gemaakt van de MoSCoW methode. Dit gaat om de prioriteit te kunnen aangeven in verschillende taken zoals Must Have, Should Have, Could Have en Would Have. Hierbij een link naar de template in Miro.

ABCDE methode

Deze techniek gaat ook in op de verschillende prioriteiten aan te brengen in je takenlijst. Waarbij A de belangrijkste taak is en E de minst belangrijke.

Prioriteitenmatrix

In deze Eisenhower matrix kun je de mate van urgentie en belangrijkheid aangeven waarbij je automatisch een volgorde krijgt in je takenlijst die je moet gaan inplannen, delegeren en nu direct moet oppakken. Hierin een template als je gebruik maakt van Miro.

Impact Effort matrix vs Value Effort matrix

De Impact (of Value) Effort matrix gebruik je om jou prioriteiten te kunnen bepalen. Er is zelfs een template in Miro beschikbaar die je direct kunt gebruiken om je acties te prioriteren. De Impact Effort wordt vergelijkbaar gebruikt als de Value Effort matrix.

Deze methode wordt vaak gebruikt om voor de nieuwe feature te bepalen welke als eerste wordt ontwikkeld.

3×3 Methode

Een verdieping op de Impact Effort matrix is de 3×3 Methode. Hierin kun je naast hoog of laag een derde niveau aangeven. Laag, Medium en Hoog zijn daarbij de maatstaven voor de Impact en Effort. Hierbij de template in Miro.

Conclusie

Je ziet dat er veel hulpmiddelen en technieken beschikbaar zijn. Nu nog alleen een kwestie van het te gaan doen. Het maakt niet uit of je de techniek of middel perfect inzet, maar juist de consistentie om het te blijven toepassen hierin is belangrijker dan het tot op de punt komma te willen toepassen.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.