Het is niet altijd even gemakkelijk om taken te delegeren en los te laten. Je verliest invloed en controle, terwijl je erop moet vertrouwen dat de ander de taak goed uitvoert. Maar het zorgt er wel voor dat jij meer tijd overhoudt.
Wat is delegeren precies? Aan wie kun je delegeren? Welke taken kun je wel en niet delegeren en hoe doe je dit op de juiste manier? In dit blog lees je er alles over.
Wat is delegeren?
Delegeren is het overdragen van een taak, die jij normaal gesproken uit zou voeren, aan iemand anders. Er komt echter wel meer bij kijken dan alleen het verdelen van taken. Het betekent niet dat je je eigen werk uit handen geeft en het betekent ook niet dat je jouw eindverantwoordelijkheid uitbesteedt. Het is op een efficiënte manier verantwoordelijkheden delen.
Als je delegeert, dan zorg je ervoor dat het juiste werk bij de juiste mensen terechtkomt. Zo kun niet alleen jij, maar ook je team en je collega’s het werk zo goed mogelijk uitvoeren.
Als je taken delegeert, dan kun jij je bezighouden met taken die voor jou belangrijk zijn. Dit werkt motiverend, het bespaart tijd en je maakt optimaal gebruik van de kwaliteiten van je collega’s.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Aan wie kun je jouw taken delegeren?
Als je bepaalt met welke taken je je beter niet bezig kunt houden, is de vraag; aan wie draag ik het over? Als je jouw werk overdraagt aan de verkeerde persoon, dan kun je de klok erop gelijk zetten dat het misgaat. Dit gaat twee kanten op; als je een taak overdraagt aan iemand die niet in staat is om de taak uit te voeren, dan zorgt dit voor stress bij deze collega. Aan de andere kant is het ook niet fijn om een taak te krijgen die ver beneden je niveau ligt.
Het is dus belangrijk dat je weet waar de talenten en kwaliteiten liggen van je collega’s. Waar zijn ze goed in, wat zijn hun ambities en welke taken passen bij ze?
Welke taken kun je wel en niet delegeren?
Niet alle taken zijn geschikt om te delegeren. Zo zijn de werkzaamheden die behoren tot jouw kerntaken zaken die je echt zelf zou moeten uitvoeren.
Maar heb je tijdrovende klussen die elke dag weer terugkomen op je to-do lijst? Deze taken zou je gemakkelijk kunnen uitbesteden. Ook taken waarvan je weet dat iemand anders het beter zou kunnen, zijn uitermate geschikt om te delegeren.
5 tips om goed te delegeren
Hoe kun je goed delegeren? Ik geef je 5 tips.
Tip 1: Leer om los te laten
Om goed te kunnen delegeren is vertrouwen in je collega’s erg belangrijk, maar je moet ook op jezelf kunnen vertrouwen. Vertrouw op je eigen beslissing om het werk uit handen te geven, maar vertrouw er ook op dat je collega’s het goed zullen uitvoeren. Als je de juiste taken delegeert, dan zorgt dit ervoor dat het zelfvertrouwen van je collega’s groeit.
Loslaten hoort ook bij vertrouwen. Hierbij is het belangrijk dat je een balans leert te vinden tussen loslaten en controle willen houden. Je wilt je collega’s niet onnodig op de huid zitten.
Tip 2: Leg uit waarom je de taak delegeert
Alleen de taken verdelen is niet genoeg, het is ook belangrijk dat je uitlegt waarom je de taak delegeert. Leg uit waarom je het zelf niet kan doen en waarom je denkt dat jouw collega er de geschikte persoon voor is. Als je weet waar je het voor doet, krijgt werk meer betekenis.
Tip 3: Spreek je waardering uit
Het is belangrijk om te laten weten dat je het waardeert dat iemand je taken overneemt. Door regelmatig een complimentje te geven, zorg je ervoor dat je collega zich begrepen en erkend voelt. Het geeft bovendien aan dat jij het werk dat iemand doet op waarde schat en belangrijk vindt. Dit heeft als resultaat dat mensen beter presteren, langer bij het bedrijf blijven en harder werken.
Tip 4: Maak ruimte om fouten te maken
Het is logisch dat als jij een taak jarenlang hebt uitgevoerd, dat je precies weet hoe het moet. Dit kan je niet verwachten van iemand die het voor het eerst doet. Laat er dus ruimte zijn om fouten te maken.
Geef je collega’s ook de ruimte om hun fouten zelf op te lossen, hier leren ze immers van. Het maken van fouten is een kans om te groeien als mens. Trek de taak niet meteen terug als iets misgaat, ga juist het gesprek aan, stuur bij en geef feedback.
Tip 5: Geef de juiste informatie en tools
Het belangrijkste bij het delegeren van taken is communicatie. Om het werk goed uit te kunnen voeren heb je alle informatie nodig die er beschikbaar is. Neem daarom alles goed door met je collega.
Kortom
Delegeren is het proces van taken verdelen en overdragen aan anderen. Het is meer dan alleen werk uit handen geven, het draait om effectief samenwerken en het juiste werk bij de juiste mensen leggen. Door te delegeren maak je beter gebruik van elkaars talenten en houd jij meer tijd over voor belangrijke zaken.
Maar het is essentieel om goed te weten welke taken je kunt delegeren en aan wie. Enkele belangrijke tips bij het delegeren zijn: leren los te laten, duidelijk communiceren, je waardering uitspreken en ruimte geven voor fouten. Op deze manier kun je je werk effectiever organiseren, je collega’s helpen groeien en zelf meer rust ervaren.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.