Getting Things Done (GTD): Wat is het en hoe pas je het toe?

Je hebt een overvolle to-do lijst, je mailbox stroomt over en je voelt constant de druk van taken die op je liggen te wachten. Het voelt alsof je nooit écht controle hebt over je werk en dat er altijd iets blijft liggen. Herkenbaar? Dan is het timemanagement Getting Things Done (GTD) methode precies wat je nodig hebt.

GTD is een beproefde productiviteitsmethode die je helpt om al je taken en verplichtingen te ordenen, zodat je minder stress ervaart en meer gedaan krijgt. In deze blog ontdek je hoe GTD werkt en hoe je het direct kunt toepassen in je dagelijkse leven.

Wat is de Getting Things Done methode?

Getting Things Done is ontwikkeld door David Allen en is gebaseerd op het idee dat ons brein niet is gemaakt om constant dingen te onthouden, maar om creatief en effectief te werken. Wanneer je al je taken, ideeën en verplichtingen uit je hoofd haalt en in een betrouwbaar systeem zet, creëer je rust en focus.

In plaats van dat je constant bezig bent met wat je nog moet doen, kun je je volledig richten op de taak die op dat moment het belangrijkst is. GTD helpt je om een duidelijk overzicht te krijgen en betere beslissingen te nemen over je tijd en energie.

De 5 stappen van Getting Things Done

De GTD-methode bestaat uit vijf simpele, maar krachtige stappen:

1. Vastleggen: Haal alles uit je hoofd

De eerste stap is om alles wat in je hoofd zit op te schrijven in een extern systeem. Dit kunnen taken, ideeën, projecten of losse gedachten zijn. Je kunt hiervoor een notitieboekje, een app zoals Todoist of een papieren planner gebruiken.

Wat je opschrijft, hoeft nog geen volgorde of prioriteit te hebben. Het doel is simpelweg om je hoofd leeg te maken.

Voorbeeld: Je krijgt tijdens een meeting een nieuw idee binnen voor een project. In plaats van dit in je hoofd te houden, noteer je het meteen in een hulpmiddel.

2. Verwerken: Wat moet je ermee?

Nu je alles hebt vastgelegd, is het tijd om elke taak te beoordelen. Stel jezelf de vraag: Is het een actie die nu nodig is?

• Ja? Doe het meteen als het minder dan 2 minuten kost, plan het in of delegeer het.
• Nee? Archiveer het, zet het op een ‘misschien later’-lijst of gooi het weg.

Door deze snelle beslissingen voorkom je dat je lijst vol blijft staan met taken die geen actie nodig hebben.

3. Ordenen: Geef alles een vaste plek

Nu is het tijd om structuur aan te brengen in je systeem. Dit doe je door taken te verdelen in categorieën, zoals:

• Actielijst: Taken die je binnenkort moet uitvoeren.
• Wachten-op-lijst: Taken die je aan iemand anders hebt gedelegeerd.
• Projectenlijst: Grotere taken die meerdere stappen bevatten.
• Misschien/Ooit-lijst: Ideeën en plannen die je later nog eens wilt bekijken.

Door taken op de juiste plek te zetten, hoef je niet meer na te denken over wat je nog moet doen, je systeem vertelt het je.

4. Doen: Focus op de juiste taak op het juiste moment

Nu je een helder overzicht hebt, kun je makkelijker bepalen welke taak je als eerste oppakt. In GTD bepaal je je prioriteiten op basis van context, energie en tijd:

• Context: Welke taak kun je op deze locatie of in deze situatie uitvoeren?
• Energie: Heb je genoeg focus en energie om een moeilijke taak aan te pakken, of is een simpele taak beter nu?
• Tijd: Hoeveel tijd heb je nu beschikbaar?

Dit voorkomt dat je taken uitstelt en zorgt ervoor dat je altijd efficiënt bezig bent.

5. Reflecteren: Houd je systeem up-to-date

Een belangrijk onderdeel van GTD is de wekelijkse reflectie. Neem elke week even de tijd om je systeem door te nemen en te beoordelen of alles nog actueel is.

• Zijn er taken die je kunt afvinken?
• Zijn er nieuwe taken of projecten die je moet toevoegen?
• Moet je prioriteiten herzien?

Deze check-in zorgt ervoor dat je systeem betrouwbaar blijft en dat je altijd overzicht hebt.

Voordelen van Getting Things Done

De GTD-methode helpt je niet alleen om productiever te zijn, maar biedt nog veel meer voordelen:

• Minder stress: Je hoofd is geen opslagplaats meer, waardoor je ontspannener werkt.
• Meer overzicht: Je weet precies wat je moet doen en wanneer.
• Betere focus: Je kunt je volledig richten op één taak zonder afleiding.
• Sneller beslissen: Je verspilt minder tijd aan twijfel en uitstelgedrag.

Hoe start je met Getting Things Done?

Wil je zelf aan de slag met GTD? Volg dan deze eenvoudige stappen:

Voer een wekelijkse review uit om je systeem up-to-date te houden.

Kies een systeem waarin je al je taken en ideeën kunt opslaan (bijv. een app of notitieboek).

Plan een braindump-sessie en schrijf alles op wat je in je hoofd hebt.

Organiseer je taken in de juiste categorieën.

Begin elke dag met een korte check-in en kies de belangrijkste taken om aan te werken.