8 Tips voor efficiënt omgaan met je mails

Hoe vaak check jij je inbox?

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik betrapte mezelf er ooit op dat ik mijn mail vaker refreshte dan dat ik koffie inschonk. En dat zegt wat, want koffie is heilig. De frustratie van een bomvolle inbox die maar blijft groeien alsof het een levend wezen is dat gevoed wordt door cc’s en reply-all’s… Herkenbaar?

Nou, ik kan je vertellen: dat hoeft niet zo te zijn. Er is hoop. Het kostte mij wat experimenteren, een lichte e-mailburn-out (ja, dat is een ding), en een paar geniale tips van mensen die wél wisten hoe je efficiënt werkt. En vandaag deel ik ze met jou. Zet die koffie maar vast klaar.

1. Inbox zero is een illusie. Streef naar inbox hero.

Kijk, we dromen allemaal van die magische lege inbox. Maar eerlijk, net als een perfect opgeruimde keuken, is dat iets wat maar 10 seconden duurt. Dus laat het los. Richt je op het overzichtelijk houden van je mail, niet op de illusie van “niks meer”.

Tip: Begin met een snelle triage. Alles wat minder dan twee minuten kost? Meteen afhandelen. De rest? In een mapje “Later”. En nee, “Later” betekent niet “nooit”. Plan een vast moment in je agenda om die map uit te pluizen.

2. Je inbox is geen takenlijst.

Serieus, stop met jezelf dit aan te doen. Het is alsof je je boodschappenbriefje maakt in een chat-app: rommelig en compleet onnodig ingewikkeld. Gebruik een echte to-do lijst, zoals een app (denk aan ToDo van Microsoft, Todoist of Notion) of zelfs een ouderwetse post-it.

Elke mail met een actiepunt? Zet het in je lijst. Weg met de chaos. Je toekomstige zelf zal je bedanken.

3. Ontvolg. Alles.

Waarom krijg je nog steeds nieuwsbrieven van die sportschool waar je twee jaar geleden een proefles deed? Of van die webwinkel waar je ooit een sokken-abonnement overwoog (ik oordelen niet). Klik op “uitschrijven” alsof je leven ervan afhangt. Want echt, al die onnodige e-mails kosten je hersencapaciteit. En voor de brieven die je écht niet wilt missen: zet ze op een aparte filter, zodat ze niet in je primaire inbox belanden.

4. Plan je mailtijd.

Ik snap het, de verleiding om constant je mail te checken is groot. Maar guess what? Continu switchen tussen taken is funest voor je productiviteit. Plan in plaats daarvan vaste mailmomenten buiten je focus blokken. Bijvoorbeeld ’s ochtends om 10:00 en ’s middags om 15:00.

De rest van de tijd? Houd je mailbox dicht. Ja, dat kan. Nee, je gaat niets belangrijks missen. Spoed? Daar hebben mensen telefoons voor uitgevonden.

5. Templates zijn je beste vriend.

Hoe vaak stuur je eigenlijk dezelfde soort mail? Zoals “Bedankt voor je bericht, ik kom er zo snel mogelijk op terug” of “Hierbij de documenten die je nodig had”? Typ die zinnen één keer uit, sla ze op als sjabloon, en bespaar jezelf een hoop werk.

Extra voordeel: je klinkt altijd professioneel. Zelfs als je dit typt met een koffie in de ene hand en een slapende kat op je schoot.

6. Zet je cc’s op dieet.

Laten we eerlijk zijn: 90% van de cc’s in je inbox zijn pure ballast. Stop met iedereen overal in te zetten “voor de zekerheid”. En maak er een gewoonte van om anderen te vragen hetzelfde te doen. Jouw inbox is geen parkeergarage voor onnodige info.

Pro-tip: Wees niet bang om jezelf uit een cc-keten te verwijderen. Het voelt misschien alsof je illegaal een feestje verlaat, maar geloof me, het is bevrijdend.

7. De gouden 2-minutenregel voor antwoorden.

Weet je die mails waarvan je denkt: “Ik moet even nadenken voordat ik reageer”? Vaak zijn dat dezelfde mails die een week later nog steeds op “ongelezen” staan. Maak het jezelf makkelijk: als je een antwoord in minder dan twee minuten kunt typen, doe het meteen. Is het complexer? Zet het op je takenlijst (zie tip 2).

8. Word vrienden met filters en labels.

Filters zijn magisch. Je kunt ze instellen zodat bepaalde mails automatisch in mapjes verdwijnen. Werkmail van je baas? Mapje “Belangrijk”. Nieuwsbrieven van je favoriete merken? Mapje “Chill Tijd”.

Zo kun je met een paar klikken focussen op wat echt belangrijk is. En kun je die eindeloze stroom mails eindelijk een beetje de baas worden.

En nu jij!

Dus, wat wordt jouw eerste stap? Ga je direct een template aanmaken, of begin je met dat ontspullen van je inbox? Laat het me weten. Want geloof me, als ík mijn mailbox kan temmen, dan kan jij dat ook.

Pak je koffie, neem een diepe adem, en tackle die inbox alsof je een ninja bent. Je kan het. En vergeet niet: niet alles hoeft nu. “Later” is een prima woord – als je jouw timemanagement, maar slim inzet. 😉

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 21 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Krachtmeting: jouw check om te zien of je sterk staat en in balans bent

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching en training

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.