Hoe bepaal ik welke taken ik als eerste moet doen?

Heb jij moeite met het bepalen van jouw prioriteiten? Vraag je je vaak aan het einde van de dag af wat je nu eigenlijk gedaan hebt, terwijl je het hartstikke druk hebt gehad? De kans is dan groot dat je voornamelijk bezig bent met ad hoc werkzaamheden of taken die niet zo belangrijk voor je zijn.

Maar hoe bepaal je nu wat prioriteit heeft en wat niet? Welke taken moet je als eerste doen en welke taken kun je doorschuiven naar een later moment? In dit blog lees je er alles over.

Diverse methoden om prioriteit aan te brengen

Er zijn meerdere methoden om te bepalen welke werkzaamheden voor jouw prioriteit hebben.

Je zou bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van het kwadrantenmodel van Stephen Covey, of gebruikmaken van de Eat That Frog methodiek.

De Eat That Frog Methode

De Eat That Frog-methode is een productiviteitsstrategie die is bedacht door Brian Tracy. Deze methode draait om het aanpakken van je moeilijkste en belangrijkste taak (oftewel “de kikker”) als eerste taak van de dag. De belangrijkste stappen zijn:

1. Identificeer je kikker: Bepaal ‘s ochtends wat je grootste, meest uitdagende taak voor de dag is – datgene waar je waarschijnlijk tegenop ziet.
2. Plan je dag: Maak een lijst van al je taken voor de dag en bepaal de prioriteit ervan. Zorg ervoor dat je kikker bovenaan de lijst staat.
3. Begin met de kikker: Zodra je je dag begint, duik je direct in je kikker. Besteed de eerste 1-2 uur van je werkdag aan deze taak, zonder afgeleid te worden.
4. Weersta uitstelgedrag: Als je eenmaal begint met je kikker, laat dan geen excuses toe om het uit te stellen. Gewoon doen!

Het idee achter de Eat That Frog-methode is dat als je de grootste en lastigste taak van de dag als eerste aanpakt, je een gevoel van voldoening krijgt en de rest van de taken gemakkelijker lijken. Het helpt je om productiever te zijn en je tijd effectiever te gebruiken.

Het kwadrantenmodel van Covey

Het kwadrantenmodel van Stephen Covey is een handige tool om je taken en activiteiten te organiseren op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Covey verdeelt taken in vier kwadranten:

1. Kwadrant I: Urgent en Belangrijk In dit kwadrant vallen taken die zowel dringend als belangrijk zijn. Dit zijn zaken die onmiddellijke aandacht vereisen, zoals deadlines, noodsituaties en crises. Het is belangrijk om hier te reageren, maar als je te veel tijd in dit kwadrant doorbrengt, kun je in een constante brandblusmodus terechtkomen.
2. Kwadrant II: Niet Urgent maar Belangrijk Dit kwadrant omvat taken die belangrijk zijn, maar niet direct dringend. Hier draait het om proactief zijn en te focussen op zaken zoals planning, voorbereiding, zelfverbetering en langetermijndoelen. Door meer tijd in dit kwadrant door te brengen, kun je voorkomen dat taken later in Kwadrant I belanden.
3. Kwadrant III: Urgent maar Niet Belangrijk In dit kwadrant bevinden zich taken die dringend lijken, maar eigenlijk niet zo belangrijk zijn op de lange termijn. Dit kunnen onderbrekingen, onnodige vergaderingen, en sommige e-mails en telefoontjes zijn. Het is belangrijk om te leren onderscheiden wat echt belangrijk is om je tijd effectief te beheren.
4. Kwadrant IV: Niet Urgent en Niet Belangrijk Dit kwadrant bevat taken die noch dringend, noch belangrijk zijn. Dit omvat tijdverspillende activiteiten zoals overdreven sociale media gebruik, onnodig rondhangen, en andere afleidingen. Het doel is om zo min mogelijk tijd in dit kwadrant door te brengen.

Het idee achter het kwadrantenmodel is om je bewust te worden van waar je je tijd en energie aan besteedt en om meer tijd te besteden aan Kwadrant II-taken, die gericht zijn op persoonlijke groei en lange-termijndoelen.

Door prioriteiten te stellen en evenwicht te vinden tussen deze kwadranten, kun je effectiever en doelgerichter werken.

De ABCDE Methode

Een andere methode die veel gebruikt wordt is de ABCDE methode.

De ABCDE methode is een geweldige tool, waarmee je leert om prioriteiten toe te kennen aan taken. Zo weet je precies welke taken ervoor zorgen dat je jouw doelen behaalt, en welke taken alleen maar voor afleiding zorgen. De ABCDE methode werkt als volgt:

Schrijf alle taken op die je vandaag uit wilt voeren en stel jezelf de volgende drie vragen:

1. Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?
2. Welke acties kan ik alleen uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
3. Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

Wanneer je dit helder hebt, zorg je ervoor dat iedere taak een label krijgt; A, B, C, D of E.

A taken

De taken die je een A label geeft zijn taken die je dichter bij je doel brengen. Als je een A taak niet afrondt, dan heeft dit op de lange termijn grotere gevolgen dan wanneer je een andere taak niet af zou ronden. Lukt het je wel om een A taak af te ronden, dan brengt dit een groots resultaat met zich mee.

Op je to-do lijst geef je het liefst één taak een A label (in elke geval niet meer dan drie taken). A taken hebben de hoogste prioriteit en deze dienen als eerste uitgevoerd te worden. Omdat A taken vaak complexe taken zijn, ben je eerder geneigd om het uit te stellen.

B taken

B taken zijn werkzaamheden die voor jou belangrijk zijn en waarvan je het fijn zou vinden als je ze af zou ronden. Het is jammer als het je niet lukt om ze af te ronden, maar lukt het wel, dan brengt dit bepaalde voordelen met zich mee.

Net als de A taken dragen ze bij aan het bereiken van jouw doelen, al is het in mindere mate. De B taken worden pas opgepakt als de A taken afgerond zijn.

C taken

C taken dragen niet bij aan het bereiken van je doelen. Het zijn de makkelijke taken op je to-do lijst, de taken waar je graag mee bezig bent en je het altijd zo druk mee hebt. Ze zijn makkelijk uit te voeren, nemen niet al te veel tijd en energie in beslag, maar ze zijn ook niet echt belangrijk.

Als je C taken niet uit zou voeren, dan zou dit een stuk minder impact hebben dan wanneer je een A taak of een B taak niet uit zou voeren.

D taken

Een D taak is een taak die je ook aan iemand anders zou kunnen delegeren. Geef het uit handen als er iemand is die de taak sneller, goedkoper of beter kan uitvoeren. Zo heb jij alle tijd en energie om je bezig te houden met A taken.

E taken

Een E taak is niet belangrijk en heeft geen toegevoegde waarde aan jouw productiviteit. Als je een E taak schrapt, dan gebeurt er eigenlijk niets. E taken voer je alleen uit wanneer je tijd over hebt.

Prioriteiten stellen

Wil jij je echt productief voelen aan het einde van de dag? Het gevoel hebben dat je bergen werk hebt verzet? Zorg dan dat je de juiste prioriteiten stelt. Of je nu kiest voor het Covey Kwadrant, de ABCDE methode of de Eat That Frog Methode.

Vanaf nu bepaal je je productiviteit niet langer aan de hand van je takenlijst en hoeveel taken je af hebt kunnen strepen. Je werkelijke productiviteit bevindt zich niet in de aantallen, maar in de kwaliteit van taken die jij hebt afgerond. Het afronden van de A taken op jouw lijst kost je misschien meer tijd en energie, maar als je ze eenmaal hebt uitgevoerd ben je wel productief geweest in plaats van alleen maar druk.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.