Een opgeruimde werkplek brengt enorm veel voordelen met zich mee. Zo blijkt uit onderzoek dat het je prestatievermogen verhoogt, het voorkomt irritatie bij collega’s en het vermindert stress. Het is dus verstandig om je werkplek georganiseerd te houden. Maar hoe doe je dit?
In dit blog lees je alles over de voordelen van een opgeruimde werkplek en geven we je een aantal tips om je werkplek georganiseerd te houden door middel van hulpmiddelen.
Een opgeruimde werkplek verhoogt je prestatievermogen
Stel je voor dat je een puzzel aan het maken bent. Als alle stukjes door elkaar liggen, wordt het lastig om de juiste te vinden en de puzzel te maken. Zo is het ook met je werkplek. Als alles op zijn plek ligt, kun je snel vinden wat je nodig hebt en kun je efficiënter werken. Het blijkt dat mensen minder controle ervaren en slechter functioneren in een rommelige omgeving dan in een opgeruimde omgeving. Je kent vast de uitdrukking ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’ wel. Dit geldt net zo goed voor je werkplek.
Mensen die werken in een opgeruimde omgeving zijn beter in staat om een moeilijk probleem op te lossen en ze ervaren minder mentale belemmeringen. Een opgeruimde omgeving heeft dus invloed op je prestatievermogen. Je bent sneller in staat iets op te lossen.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Een opgeruimde werkplek voorkomt irritatie bij collega’s
Irritatie op de werkvloer kan ontstaan door de kleinste dingen; luid telefoneren, hard praten of eten op de werkplek. Maar wist je dat een slordige werkplek ook een bron van irritatie is voor veel mensen? Wil je geen geïrriteerde collega’s, dan doe je er dus goed aan om je werkplek netjes te houden.
Een opgeruimd bureau straalt professionaliteit uit. Deel je jouw werkplek met anderen? Dan is het zeker noodzakelijk om je bureau netjes te houden!
Een opgeruimde werkplek geeft je meer ruimte om productief te zijn
Werk jij altijd in een rommelige omgeving? Dan is de kans groot dat je veel kostbare tijd kwijt bent aan het zoeken naar de juiste documenten. Daarnaast is de kans ook groot dat je totaal geen overzicht op je werk hebt, als je bureau vol ligt met to-do lijsten en documenten. Dit heeft tot gevolg dat je veel meer onrust ervaart.
Tip: Digitaliseer je documenten of breng structuur aan door alles te ordenen in mappen. Dit zorgt ervoor dat je alles veel sneller kunt vinden en het geeft je ook veel meer rust in je hoofd. Zo ontstaat er ruimte voor het verwerken van nieuwe informatie.
Een opgeruimde werkplek zorgt voor minder stress
Iedereen heeft weleens last van stress, maar als dit langdurig voorkomt dan leidt het tot vervelende problemen. Je kunt last krijgen van stress als je te veel werk hebt liggen, maar ook als je niet weet waar je nieuwe informatie moet laten of waar je dit het beste kunt ordenen.
Het is daarom belangrijk om hier een werkwijze voor te bedenken. Wat doe je met belangrijke informatie zodra het binnenkomt? Werk je vooral met papieren documenten? Zet dan twee brievenbakken op je bureau; één voor nieuwe informatie die je nog even niet hoeft te verwerken en één voor nieuwe informatie die direct verwerkt moet worden. Werk je digitaal? Dan maak je hiervoor mappen aan op je computer.
Op deze manier kun je taken prioriteiten geven, wat je werk een stuk overzichtelijker maakt. Zo ervaar je minder stress en ben je productiever.
Een opgeruimde werkplek zorgt voor veiligheid van documenten
Heb jij een rommelige werkplek? Dan is de kans groot dat er documenten op je bureau rondslingeren met privacygevoelige informatie, zoals facturen en klantgegevens. Het is belangrijk dat deze documenten altijd op een veilige en opgeruimde plek liggen. Hetzelfde geldt voor documenten met privacygevoelige informatie in je digitale omgeving. Deze dienen ook beveiligd te zijn.
Tips voor een opgeruimde werkplek
Zoals je hebt kunnen lezen is een opgeruimde werkplek van groot belang. Maar hoe hou je jouw werkplek georganiseerd en netjes? Onderstaande tips helpen je op weg.
Bepaal direct wat er met nieuwe informatie moet gebeuren
Krijg je nieuwe informatie of documentatie binnen? Bepaal dan direct wat hiermee moet gebeuren. Waar berg je deze informatie op? Zo hou je direct overzicht.
Ruim je bureau regelmatig op
Je bureau opruimen zul je niet snel als taak op je to-do lijst zetten. Toch is het wel noodzaak om dit regelmatig te doen. Maak er een gewoonte van om je bureau op te ruimen voordat je naar huis gaat. Het is maar een paar minuten werk en zo sluit je de dag goed. Een ander voordeel is dat je de volgende ochtend aan een opgeruimd bureau begint; zo kun je fris aan de slag.
Maak gebruik van een to-do lijst
Ligt jouw bureau altijd helemaal vol met notitieblaadjes en post-its? Dan wordt het hoog tijd om te gaan werken met een to-do lijst. Schrijf elke dag op wat je die dag allemaal moet doen en streep af wat je afgerond hebt. Door één lijst te gebruiken hou je overzicht en heb je minder snel de kans dat je dingen vergeet of over het hoofd ziet. Daarnaast zorgt een to-do lijst ook nog eens voor minder onrust.
Clean desk policy
Een “clean desk policy” is een richtlijn die aanmoedigt om je werkplek schoon en georganiseerd te houden. Dit betekent dat je aan het einde van de werkdag je bureau leeg en vrij van rommel achterlaat. In feite is het idee hierachter dat je alleen de items op je bureau hebt liggen die je op dat moment daadwerkelijk gebruikt. Als werkgever kun je ook een clean desk policy hanteren als norm voor alle medewerkers. Een aantal tips:
Tip 1: Communiceer
Laat iedereen weten wat je van een clean desk policy verwacht. Denk hierbij aan vaste plekken én flexibele werkplekken.
Probeer het zo uniform te houden dat niemand meer hoeft na te denken wat ook alweer het beleid was. Oftewel, KISS (Keep It Stupid Simple).
Tip 2: Voorbeeldgedrag
Niemand gaat het volhouden om een clean desk te hanteren als het management of HR dit zelf niet doen. Zorg dat je samen een voorbeeld hebt en dit ten alle tijden toepast.
Tip 3: Organiseer je werkzaamheden
Zorg bij je medewerkers voor je digitale inbox net zoals je “offline inbox”. Werk met een vast systeem wat gemakkelijk te onderhouden is.
Denk aan een mappenstructuur met bijvoorbeeld een nummering om overzicht te creëren en de zoektijd zo laag mogelijk te houden.
Tip 4: Help elkaar
Spreek elkaar op een positieve manier aan of collega’s hieraan mee willen werken. Help de collega’s indien nodig met de structuur.
Tip 5: Ruim op
Less is more in de meeste gevallen. Archiveer de dingen die je nu niet meer nodig hebt en gooi weg wat geen toegevoegde waarde heeft. Bewaren om het bewaren draagt bij aan uiteindelijke chaos waardoor stress ontstaat.
Op deze manier zorg je dat je persoonlijke organisatie op orde is en blijft.
5S Lean methode als handvat om te organiseren
Deze methode leidt tot een gestandaardiseerde omgeving wat bijdraagt aan meer overzicht.
- Scheiden
Ga na of de materialen op je bureau dagelijks/ wekelijks of maandelijks gebruikt worden.
Neem afscheid van de dingen die je niet direct nodig hebt - Schikken
De tweede stap is het opnieuw indelen van je bureau.
Leg de spullen die je wekelijks gebruikt op en logische plek die niet direct in je gezichtsveld ligt - Schoonmaken
Je inspecteert tijdens het schoonmaken of alles nog functioneert - Standaardiseren
In de vierde stap zorg je ervoor dat alles zo logisch mogelijk op je bureau ligt en dat iedereen hier plug en play kan werken. Dit wordt de standaard voor alle bureaus - Standhouden
Om te voorkomen dat bureaus weer terug bij afraken is het belangrijk de nieuwe standaard zo visueel mogelijk aan te geven in de ruimte (maak een voorbeeld visual wat alleen nog op je bureau mag liggen) zodat, de kans zo klein mogelijk is om het anders te gaan doen dan de norm
De voordelen van een opgeruimde werkplek
In dit blog heb je kunnen lezen wat het belang is van een opgeruimde werkplek. Natuurlijk is de ene persoon wat meer georganiseerd dan de ander, maar het is voor iedereen mogelijk om een werkplek te creëren die opgeruimd en netjes is. Een opgeruimde werkplek verhoogt je prestatievermogen, het voorkomt irritatie bij je collega’s, je bent productiever, het vermindert stress en je hebt de controle over privacygevoelige documentatie!
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.