Ben jij snel afgeleid door externe factoren, zoals je mail, social media en whatsapp? Dat is vervelend, want dit soort afleidingen zijn een groot obstakel voor je productiviteit. Maar hoe zorg je er nu voor dat je niet meer afgeleid wordt? In dit blog kun je er meer over lezen.
Welke soorten afleidingen bestaan er?
In principe kun je op twee manieren afgeleid worden; door interne of externe factoren. Bij interne afleiding word je afgeleid door jezelf en je eigen gedachten. Je hebt bijvoorbeeld geen motivatie om een bepaalde taak af te ronden, je zou liever iets anders doen of je denkt de hele tijd aan wat je allemaal nog moet doen.
Bij externe afleiding gaat het om factoren die buiten jezelf plaatsvinden. Dit kan zowel offline zijn (een collega die je aanspreekt), maar ook online (berichten die binnenkomen op whatsapp). In dit blog gaan we vooral in op de externe afleiding van e-mail, social media en whatsapp.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Wat kun je doen tegen externe afleiding?
Heb je een baan waarvoor er redelijk wat concentratie vereist is? Dan is afleiding het laatste wat je kunt gebruiken; het zit je werkprestaties namelijk enorm in de weg. Externe afleiding heb je voor een groot gedeelte zelf in de hand, je kunt je er namelijk zoveel mogelijk van afsluiten.
Dit kun je doen op de volgende manieren:
- Ga in een stille ruimte zitten zonder andere mensen (als je veel afgeleid wordt door je collega’s);
- Geef aan bij mensen dat je niet gestoord wilt worden;
- Zet meldingen op je laptop en telefoon uit;
- Leg je telefoon buiten handbereik;
- Zet internet uit;
- Verwijder apps die je alleen maar afleiden;
- Blokkeer afleidende websites in je browser.
Het verband met multitasken
Het verband tussen multitasken en afleiding door WhatsApp of social media is vrij duidelijk. Wanneer je probeert te multitasken, zoals werken aan een taak terwijl je ook berichten op WhatsApp leest of door social media scrolt, moet je jouw focus verdelen. Dit geeft afleiding en daardoor zal uiteindelijk je productiviteit en concentratie verminderen. Gevolg is vaak dat je taken niet afgerond krijgt en je van ad hoc taak naar ad hoc taak springt. Dus, als je echt effectief wilt zijn, is het belangrijk om jezelf bewust te maken van de valkuilen van multitasking en afleiding door communicatie-apps.
Afgeleid door mail, social media en whatsapp
Heb jij met name last van afleiding door mail, social media en whatsapp? Gelukkig kun je hier zelf iets aan doen!
Afgeleid door mail
Op veel werkplekken is het normaal om de hele dag je mailbox open te hebben staan. Niet echt handig als je je probeert te concentreren op een taak. Zodra er een mail binnenkomt ben je afgeleid en het duurt zeker 20 minuten voordat je weer met volle focus aan je taak kunt werken.
Maak met jezelf de afspraak dat je op bepaalde momenten op de dag je mail checkt. Hoe vaak je dit wilt doen, beslis je natuurlijk zelf, maar twee keer per dag is in principe voldoende. Open je mailbox niet aan het begin van de dag, maar doe dit rond de lunch. Zo kun je zonder afleiding de hele ochtend werken aan je eigen werkzaamheden, in plaats van dat je je ochtend laat leiden door wat andere mensen van je verwachten.
Je kunt zelfs nog een stapje verder gaan en niet alleen je mailbox afsluiten, maar ook internet. Het grote voordeel hiervan is dat je niet op automatische piloot langs al je favoriete websites gaat (wat uiteraard funest is voor je concentratie).
Afgeleid door social media
Ben jij zo iemand die elke 5 minuten op je Instagram account kijkt? Dan is de kans groot dat je verder niet veel gedaan krijgt op een dag. Zorg er daarom voor dat je telefoon ver bij je vandaan ligt als je aan het werk bent. Zo kom je niet in de verleiding om je telefoon te pakken en op automatische piloot al je social media kanalen te bezoeken.
Voordat je het weet ben je 20 minuten verder en heb je nog niets aan werk gedaan. Daarnaast duurt het ook nog eens 20 minuten voordat je weer met focus verder kunt werken. Afgeleid worden door je social media is funest voor je creativiteit.
Wil je nog een stapje verder gaan? Verwijder dan gewoon je social media apps van je telefoon.
Afgeleid door WhatsApp
WhatsApp is misschien iets lastiger om mee om te gaan dan social media. Je voelt je namelijk vaak verplicht om direct te antwoorden als iemand je een berichtje stuurt en vaak verwacht diegene het ook nog van je. Je kunt dit heel gemakkelijk aanpakken door aan te geven aan je vrienden en collega’s dat je nog maar twee keer per dag je WhatsApp berichten checkt. Als iemand écht iets belangrijks te melden heeft, dan bellen ze wel.
Wanneer jij altijd direct reageert op berichten, dan wordt dit op een gegeven moment ook van je verwacht. Leer jezelf dus aan om op vaste momenten op een dag te antwoorden op je WhatsApp berichten, bijvoorbeeld in hetzelfde blok wanneer je ook je e-mail checkt. Na verloop van tijd weten je collega’s en vrienden dat je niet direct reageert en zullen ze het ook niet meer van je verwachten.
Conclusie
In deze blog hebben we gekeken naar de uitdagingen van afleiding door e-mails en WhatsApp. Het is duidelijk dat e-mails en WhatsApp-berichten makkelijk jouw aandacht opeisen en je uit jouw focus kunnen halen. Je kunt een aantal praktische dingen doen om hiermee om te gaan. Daarnaast vraagt het ook simpelweg om een keuze. Hoe wil je met je tijd omgaan?
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.